DATABESKYTTELSES POLICY

H. Östberg AB (heretter referert til som «vi», «oss») er ansvarlig for at personopplysninger for behandlingen av dine personopplysninger er i samsvar med denne personvernerklæring, med mindre annet er angitt nedenfor.

Vår målsettning er at du skal føle deg trygg når du gir oss personopplysninger til oss. Vi sørger for at behandlingen skjer i samsvar med gjeldende personvernlovgivning og våre interne retningslinjer, retningslinjer og rutiner for håndtering av personopplysninger.

Policynen viser til: H. Östberg AB (org.nr 556301–2201) og Östberg Norge AS (org nr. 939625593)
Dataskyddsansvarig: HR-chef, e-post hr@ostberg.com

Hvorfor samler vi inn, lagrer og behandler vi personopplysninger?

Vi samler inn, lagrer og behandler personopplysninger for å oppfylle våre avtaler/relasjoner til våre kunder, leverandører, ansatte og andre interessenter. Vi lagrer personopplysningene så lenge det er nødvendig og det er et juridisk grunnlag. Vi behandler personopplysninger for å administrere forholdet vårt, f.eks. til:

• ordrebehandling
• leveranser av våre produkter og tjenester
• levering av nødvendig avtalt service og relevante produkter
• svare på spørsmål
• gjøre våre kunder og leverandører oppmerksomme på endringer

Personopplysninger brukes også til å tilpasse, forbedre og videreutvikle våre redaksjonelle og kommersielle tjenester for å gi økt verdi for den enkelte. Ved å håndtere personopplysningene kan vi gi deg relevant informasjon og anbefalinger.

Vi bruker kun dine personopplysninger til formål som vi enten har inngått en avtale om, som du har valgt å gi ditt samtykke til, og som er nødvendig for å administrere forholdet vårt, eller som er nødvendig for å beskytte en annen legitim interesse der ditt behov for personvern er beskyttet. For vår innsamling, oppbevaring og eventuell behandling kan det også være lovkrav som f.eks. for bokføring/regnskap.

Hvilken informasjon samler vi inn?

Du kan direkte eller indirekte gi oss informasjon om deg selv på en rekke forskjellige måter, for eksempel når du henvender deg om et produkt eller en tjeneste som vi selger, når du bestiller produkter/tjenester, gir oss beskjed om at du ønsker å motta nyhetsbrev, samhandle på våre sosiale medier eller når du kontakter oss på e-post, brev eller telefon.

Kildene kan deles inn i to hovedkategorier som forklart nedenfor:

a. Informasjon du gir oss
Denne informasjonen kan være:

• Person- og kontaktinformasjon – navn, fødselsdato, fakturerings- og leveringsadresse, e-postadresse, mobiltelefonnummer, etc.
• Betalingsinformasjon – fakturainformasjon mm.

b. Informasjon vi registrerer om deg når du bruker våre tjenester og produkter.
Denne informasjonen kan være:

• Person- og kontaktinformasjon som navn, fødselsdato, fakturerings- og leveringsadresse, e-postadresse, mobilnummer og stilling i selskapet du er ansatt.
• Informasjon om produkter/tjenester – detaljer om produktene eller tjenestene du har kjøpt eller vist interesse for å kjøpe.
• Finansiell informasjon – enhver kreditt-, gjelds- eller negativ betalingshistorikk, økonomisk informasjon.
• Historisk informasjon – tidligere kjøp, betalings- og kreditthistorikk
• Enhetsinformasjon – f.eks. IP-adresse, språkinnstillinger, nettleserinnstillinger, tidssone, operativsystem, plattform og skjermoppløsning.
• Geografisk informasjon – din geografiske plassering.
• Tid og dato for kommunikasjon/besøk på stedet
• Atferdsmønstre på nettside

Informasjon du gir oss, som vi samler inn om deg samt informasjon om produktene/tjenestene og den økonomiske informasjonen er generelt nødvendig for å inngå et kontraktsforhold med oss, mens den øvrige informasjonen vi samler inn generelt er nødvendig for andre formål beskrevet ovenfor.

Hva gjør vi med informasjonen?

Informasjonen brukes til å tilby, utføre og forbedre våre produkter, tjenester og informasjonskanaler.
Vi bruker informasjonen til å:

• For å bekrefte identiteten din og bekrefte dine personlige opplysninger og kontaktinformasjon.
• For å utføre våre kontraktsmessige forpliktelser overfor deg.
• For å oppfylle våre forpliktelser overfor våre kunder og leverandører, samt å gi våre kunder og andre interessenter informasjon, produkter og tjenester.
• For å sikre at innhold presenteres effektivt for deg og enheten din.
• Å utføre risikoanalyse, svindelforebygging og risikostyring.
• For å overholde gjeldende regelverk og andre legitime interesser.
• For å overholde gjeldende lovgivning, slik som lover mot hvitvasking av penger og regnskapslover.

Hvem deler vi data med?

For å oppfylle formålene med vår behandling av dine personopplysninger som angitt ovenfor, bruker vi i noen tilfeller tjenesteleverandører som behandler personopplysninger på våre vegne. Disse tjenesteleverandørene kan kun behandle dine personopplysninger i samsvar med gjeldende lovgivning. De er pålagt å ta passende tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak for å beskytte dataene dine.

Der det er aktuelt, kan vi utlevere dine personopplysninger til andre mottakere enn de som er spesifisert ovenfor for å overholde gjeldende lover og forskrifter, utføre en forespørsel eller en ordre fra en kompetent domstol eller myndighet, og for å tilfredsstille vår legitime interesse i å etablere, hevde og forsvare rettslige krav. Vi vil ikke selge den innsamlede informasjonen til tredjeparter.

Lagring og sletting

Vi vil beholde dine personopplysninger så lenge informasjonen er nødvendig (karanteneperiode) for å oppfylle formålene beskrevet i denne personvernerklæringen. Når dine personopplysninger ikke lenger er relevante for formålene de ble samlet inn for, vil vi slette eller anonymisere dataene. Av sikkerhetsmessige og regnskapsmessige årsaker er vi pålagt å beholde visse opplysninger om betalingstransaksjoner etter karanteneperioden. Av sikkerhetsgrunner beholder vi også informasjon som du har gitt oss, i tillegg til påloggingshistorikken din, for å undersøke og forhindre svindel og misbruk.

Vi behandler data innenfor EU/EØS. Vi tar alle rimelige juridiske, tekniske og organisatoriske tiltak for å sikre at data håndteres sikkert og med et tilstrekkelig beskyttelsesnivå.

Dine rettigheter

Du har rett til på forespørsel å motta informasjon om hvilke personopplysninger om deg vi behandler. Dersom opplysningene vi har om deg er feil, kan du be om å få opplysningene rettet, supplert eller slettet. For å få slettet informasjon eller data må du kontakte personvernombudet.

For å sikre at personopplysninger utleveres til rett person, kan vi kreve at forespørselen om innsyn gjøres skriftlig eller at identiteten bekreftes på annen måte. I henhold til databeskyttelsesforordningen skal opplysninger som ikke lenger er nødvendige for formålet den er lagret for slettes, vi lagrer personopplysninger i henhold til gjeldende lovgivning.

I tillegg til ovennevnte gjelder også følgende rettigheter:

• Rett til å motsette seg behandling basert på en interesseavveining Du har rett til å motsette seg behandling basert på en interesseavveining. Vi kan imidlertid fortsette å behandle dataene dine, selv om du har protestert mot behandlingen, dersom vi har tungtveiende legitime grunner for behandlingen som veier tyngre enn personverninteressen.
• Rett til å be om begrensning av behandling Du har også rett til, i tilfeller der gjeldende personvernlovgivning foreskriver det, å be om at behandlingen av dine personopplysninger begrenses. Vær imidlertid oppmerksom på at dersom du ber om at behandlingen av dine data begrenses, kan det bety at vi ikke kan oppfylle våre eventuelle forpliktelser overfor deg og/eller din bedrift i den tiden behandlingen er begrenset.

Sikkerhet

Vi jobber kontinuerlig for å beskytte personvernet til våre kunder, leverandører og andre interessenter. Vårt sikkerhetsarbeid omfatter arbeid med IT-infrastruktur, opplæring av personell og sikring av anlegg og utstyr.

H. Östberg AB/Östberg Norge AS skal sørge for at den innsamlede informasjonen ikke brukes i strid med formålet den er samlet inn for og de avtaler og bruksvilkår som alltid eksisterer. H. Östberg AB/Östberg Norge AS har derfor etablert rutiner og tiltak for å sikre at uvedkommende ikke får tilgang til dine personopplysninger.

Endringer i personvernpolicyen

Vi forbeholder oss retten til å gjøre endringer i personvernerklæringen, siste versjon vil alltid bli publisert på nettsiden vår www.ostberg.com

Databeskyttelsespolicyen ble sist oppdatert 2023-02-20

Hvem kontakter jeg ved spørsmål?

Kontaktinformasjon

Östberg Norge AS:
Organisationsnummer: 939625593
Ann-Christine Perers, HR-chef
E-post: ann-christine.perers@ostberg.com
Telefonnummer: +46 226-860 47
Besøksadresse: Vakåsveien 7, 1395 Hvalstad
Postadresse: Postboks 67, 1300 Sandvika